Un comunicat de presă redactat corect poate aduce multe beneficii, de la networking, la conturarea imaginii unui brand sau îmbunătățirea procesului de SEO. Acest ghid îți va oferi toate informații necesare despre comunicatul de presă:
- Ce este un comunicat de presă
- Când este util un comunicat de presă
- Care sunt canalele de distribuție pentru un comunicat de presă
- Ce trebuie să eviți în redactarea unui comunicat de presă
- Cum redactezi un comunicat de presă în 12 pași simpli
- Cum urmărești performanța unui comunicat de presă
Ce este un comunicat de presă?
Un comunicat de presă este o declarație oficială transmisă către membrii din industria mass-media. Scopul principal al unui comunicat de presă este de a asigura o acoperire mediatică pentru un anumit eveniment notabil din cadrul unei companii. Comunicatul de presă poate fi redactat de către echipa de comunicare a companiei sau de către un furnizor terț, cum ar fi o agenție de PR sau chiar o platformă de externalizare a serviciilor de content writing, cum este și PenMan.
Când este util un comunicat de presă?
Specialiștii recomandă transmiterea unui comunicat de presă în următoarele situații:
- Lansarea unui produs, a unui serviciu, a unei campanii, eveniment sau afaceri noi
- Apariția unor schimbări în cadrul companiei – proces de rebranding, restructurări sau noi angajări
- Informații despre o situație de criză – exprimarea unui punct de vedere oficial
Care sunt canalele de distribuție pentru un comunicat de presă?
Indiferent cât de bine scrie și convingător este comunicatul de presă, el nu va fi văzut de publicul tău țintă dacă nu alegi canalul de distribuție potrivit. Iată care sunt cele mai populare moduri de distribuire a unui comunicat de presă:
- Manual
Dacă știi exact la ce publicații vrei să ajungă comunicatul tău de presă, atunci îl poți distribui manual. Ar trebui să știi însă că această soluție este una ce necesită mult timp și răbdare. Ca să crești șansele de preluare a comunicatului de presă de către mass-media, ar trebui să alegi abordarea personalizată, nu să treci în CC-ul mail-ului toți jurnaliștii. Este extrem de important cum alegi subiectul mail-ului pentru că acesta trebuie să atragă atenția. Spre exemplu, dacă vrei să oferi publicității un interviu cu CEO-ul companiei despre planurile viitoare de dezvoltare, ar trebui să treci numele și funcția managerului în subiectul mail-ului. Adresează-te jurnalistului pe nume, spune-i de ce îi scrii și de ce crezi că acest interviu ar fi potrivit publicației sale.
- Agenție de PR
Agențiile de PR au o rețea extinsă de contacte media, iar cu ajutorul lor, fiecare comunicat de presă poate ajunge mult mai ușor la publicul tău țintă. Este de ajuns să iei legătura cu o astfel de agenție, să transmiți comunicatul de presă și specialiștii se vor ocupa de distribuirea lor. Pe lângă site-urile de știri, există și platforme speciale pentru distribuirea comunicatelor de presă. Spre exemplu, în România, comunicatedepresa.ro este lider în publicarea acestor materiale.
- Listă de contacte media
Orice companie ar trebui să aibă o listă de contacte media pentru comunicările publice. Îți va fi mult mai ușor să distribui un comunicat de presă dacă știi câteva nume dintr-o anumită industrie. Spre exemplu, dacă vrei să transmiți un comunicat de presă despre deschiderea unui nou restaurant și vrei ca această informație să fie preluată cât mai mult în media, ar trebui să te adresezi jurnaliștilor din zona de ospitalitate pentru ei vor fi direct interesați. Dacă trimiți comunicatul unui jurnalist din domeniul sport, șansele ca acel comunicat să fie preluat vor fi destul de mici.
Ce trebuie să eviți în redactarea unui comunicat de presă?
Redactarea unui comunicat de presă nu ar trebui să fie dificilă dacă cunoști câteva reguli simple, despre care vom vorbi mai târziu. Ar trebui totuși să știi că dacă faci câteva greșeli, șansele ca informarea ta să fie preluată vor fi diminuate semnificativ. Iată care sunt acestea:
- Nu ai o idee clară asupra lucrurilor pe care vrei să le transmiți – stabilește o singură idee despre care vrei să vorbești și construiește comunicatul în jurul ei.
- Te pierzi în cuvinte – comunicatele de presă nu sunt povești, exprimă-ți ideile în cel mai simplu mod posibil, în maxim 400 de cuvinte.
- Folosești un ton promoțional în comunicare – dacă vrei să anunți lansarea unui nou produs, nu ar trebui să faci acest lucru pe un ton promoțional, evită exprimările de genul ”cel mai bun din lume”, ”revoluționar” sau ”unic”.
- Utilizezi prea multe citate sau citate greoaie – un citat va da bine într-un comunicat de presă, atâta timp cât este ales în strânsă legătură cu subiectul pe care vrei să îl prezinți. Citatele ar trebui să ofere o perspectivă asupra subiectului tău, să completeze conținutul, nu să reia ceea ce ai spus deja.
Dacă nu stăpânești arta de a scrie un comunicat de presă sau vrei să te asiguri că nu vei face nicio greșeală, poți apela la serviciile Penman. Aici așteaptă peste 200 de scriitori cu experiență care vor ști exact cum să transmită mesajul dorit într-un mod fără cusur.
Cum redactezi un comunicat de presă în 12 pași simpli?
Am văzut care sunt cele mai comune greșeli pe care le regăsim la un comunicat de presă, acum trecem la pașii pe care trebuie să îi urmezi pentru a redacta corect un astfel de material:
- Folosește manualele de bună practică
Există în mediul online multe manuale de bună practică care te ajută să redactezi corect un comunicat de presă. Iată câteva sfaturi de la specialiști:
- Utilizează un font comun în redactare, cum ar fi Times New Roman sau Arial.
- Stilizează fontul pentru a scoate anumite lucruri în evidență – poți scrie cu bold titlurile sau subtitlurile (exact cum am făcut și noi în cadrul acestui material) și să folosești formatarea de tip italic pentru legendele imaginilor (dacă există).
- Folosește mențiunile de marcă la persoana a treia. Evită exprimările de genul ”Am lansat astăzi ..” și înlocuiește-le cu ”Compania X a lansat astăzi”.
- Ai grijă la format
Transmite întotdeauna comunicatul de presă în format PDF pentru a te asigura că va ajunge în forma în care tu ai scris-o. Dacă trimiți documentul în format Word și persoana care primește comunicatul are o versiune diferită de Office, s-ar putea ca întreaga formatare a textului să fie dată peste cap. Comunicatul de presă trebuie să ajungă impecabil la destinatar, iar formatul PDF este cea mai bună opțiune. O altă variantă ar fi să trimiți direct textul comunicatului în corpul mail-ului, însă nu o recomandăm întotdeauna, mai ales dacă ai și imagini.
- Alege ideea principală a comunicatului
Ideea principală a comunicatului de presă trebuie să fie amplasată în paragraful de deschidere dacă vrei ca informația să ajungă la cât mai multe persoane. Nu mai este un secret faptul că oamenii nu au uneori suficientă răbdare pentru a citi un material până la sfârșit, așa că, asigură-te că cea mai importantă informație de transmis se află în primul paragraf.
- Oferă indicații clare
Un lucru important ce trebuie menționat în cadrul unui comunicat de presă este data publicării informațiilor. Poți menționa ”pentru publicare imediată” sau ”sub embrago până la data x, ora y”.
- Scrie un paragraf de deschidere puternic
Paragraful de deschidere trebuie să conțină răspunsul la următoarele întrebări:
- Cine: numele companiei care publică informația
- Ce: despre ce este vorba în comunicatul de presă?
- Când: data evenimentului, indiferent dacă este vorba de o lansare sau deadline-ul pentru trimiterea CV-urilor
- Unde: locația evenimentului
- De ce: importanța evenimentului
- Cum: ce valoare aduce evenimentul comunității?
- Paragrafe bine delimitate în corpul comunicatului
Orice text este mai ușor de citit dacă paragrafele sunt corect delimitate. Spre exemplu, dacă vrei să vorbești despre lansarea unui noi produs, ar fi bine să te vorbești într-un paragraf despre designul produsului și într-un alt paragraf despre caracteristicile și avantajele acestui produs. Bineînțeles, subtitlurile nu ar trebui să lipsească.
- Adaugă citate relevante
Orice informație este mai credibilă dacă este susținută de oameni din industrie sau de persoane importante din cadrul companiei. Spre exemplu, poți adăuga un citat de la CEO-ul companiei în care își exprimă părerea despre produsul lansat. Sunt recomandate maxim 2 astfel de citate în cadrul unui comunicat de presă. Este important și modul în care introduci citatele, varianta cea mai bună fiind următoarea: ”Potrivit CEO-ului Penman, Ovidiu Neag,” + citat.
- Adaugă imagini
Studiile de specialitate au arătat faptul că un comunicat care conține imagini are de 7 ori mai multe șanse să fie citit decât unul care conține doar text. Imaginile trebuie să fie relevante și să vină în susținerea textului. Aceste imagini sunt recomandate mai ales în cazul unui comunicat de presă ce anunță lansarea unui produs nou.
- Elaborează titlul și rezumatul
Ai scris paragraful de deschidere, corpul comunicatului de presă, ai integrat citatele și imaginile, acum a venit momentul titlului și al rezumatului – aceste elemente nu se compun niciodată la început, ci doar la final, după ce ai toate informațiile clare. Rezumatul nu trebuie să fie confundat cu paragraful de deschidere, însă ar trebui să stârnească curiozitate.
- Adăugarea șablonului
Șablonul este un scurt text despre companie care apare la finalul comunicatului de presă. Ar trebui să fie un rezumat al istoricului companiei, al produselor sau serviciilor oferite și al realizărilor notabile. Acest șablon poate fi folosit la toate comunicatele de presă transmise.
- Oferă datele de contact
După șablon, urmează datele de contact: numele persoanei care transmite comunicatul de presă, numele companiei sau al agenției de PR, adresa de e-mail și numărul de telefon. În cazul în care jurnaliștii sau editori au nelămuriri sau întrebări, te pot contacta cu ușurință.
- Revizuirea finală
Recitește comunicatul de presă înainte de a-ți transmite și cere și o a doua opinie de la un specialist. Gata, comunicatul de presă poate fi trimis.
Trebuie să recunoaștem că un comunicat de presă este un material mai complex de redactat. Nu este doar un simplu articol de blog, unde tu controlezi când va fi postat. Șansele de preluare a unui comunicat de presă cresc în momentul în care el este compus corect. Dacă nu vrei să te stresezi cu redactarea unui comunicat de presă, nu ezita să plasezi o comandă pe PenMan și unul dintre scriitorii noștri se va asigura că materialul bifează toți acești pași importanți.
Cum urmărești performanța unui comunicat de presă?
După distribuirea unui comunicat de presă, este important să urmărești și indicatorii de performanță. Doar așa îți vei da seama dacă a avut sau nu succes. Colaborarea cu o agenție de PR îți aduce acest beneficiu, de a urmări îndeaproape performanța. Vei primi rapoarte cu ratele de click-uri, ratele de conversie, backlink-uri și număr de descărcări (dacă comunicatul a fost postat sub formă de PDF pe site). Pe cont propriu, pot fi mai greu de urmărit acești indicatori de performanță, însă nu este imposibil.
Nu uita că succesul sau eșecul unei lansări noi de produs sau a oricărui eveniment notabil din cadrul companiei tale depinde de modul în care comunicatul de presă este redactat, distribuit și urmărit ulterior. PenMan te ajută să faci primul pas și să obții un material scris corect, de la A la Z. Comandă primul tău comunicat de presă!