POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

Asigurarea dreptului la protecția datelor cu caracter personal este un angajament important și fundamental pentru   PENMAN, prin   urmare   prelucrarea   datelor   dumneavoastră este realizată   în   deplină concordanță cu  Regulamentul (UE) 2016/679 (“Regulamentul general privind protecția datelor” sau “GDPR”), precum și cu orice altă legislație aplicabilă pe teritoriul României.

Prezenta Politica este adresată persoanelor fizice care accesează website-ul PENMAN în calitate de utilizatori (nu au intrat într-o relație juridică cu PENMAN prin plasarea unei comenzi, crearea unui cont sau abonarea la newsletter) sau care își  creează un Cont de client și comandă lucrări specifice de «copywrite » prin intermediul platformei PENMAN. 

Oferim astfel informații transparente cu privire la colectarea datelor personale și la modul în care utilizăm și transferăm aceste date și vă informăm totodată despre drepturile dumneavoastră în calitate de persoane vizate și despre modul în care vă puteți exercita aceste drepturi.

Utilizând în continuare site-ul, înțelegeți că navigarea pe pagina/paginile web ale PENMAN și respectiv interacțiunea cu produsele sau serviciile companiei presupune solicitarea din partea dumneavoastră a anumitor date cu caracter personal, iar refuzul de a ne oferi aceste date poate rezulta în imposibilitatea de a comercializa și respectiv de a livra către dumneavoastră produsele și serviciile comercializate pe site-ul PENMAN.

Ne rezervăm dreptul de a actualiza și modifica periodic această Politică de Confidențialitate, pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau orice modificări ale legislației în vigoare. Vă rugăm, să verificați periodic conținutul acestui document pentru a fi cât mai bine informați.

Înainte de a ne oferi date cu caracter personal prin accesarea site-ului PENMAN, vi se va solicita consimțământul pentru unele dintre activitățile de prelucrare a datelor dumneavoastră personale desfășurate de PENMAN în conformitate cu articolul 3 din prezenta Politică.

În măsura în care aveți solicitări sau întrebări legate de activitățile de prelucrare a datelor dumneavoastră personale în cadrul PENMAN, vă rugăm să ne contactați utilizând informațiile de contact de mai jos.

În cazul, în care trimiteți o solicitare de acces la activitățile de procesare a datelor dumneavoastră personale în atentia noastră, vă rugăm să aveți în vedere că, din cauza procesării continue a datelor dumneavoastră personale și luând în considerare rutina stabilită în sistemele noastre pentru ștergerea informațiilor prelucrate în condițiile Politicii de retenție (stocare) a datelor, ne angajăm să vă menținem datele actualizate și exacte în orice moment. Această procesare de rutină poate implica modificarea sau ștergerea informațiilor personale pe care le procesăm, după ce ați trimis o solicitare către noi. În această situație PENMAN va furniza informațiile deținute în momentul în care vă trimitem răspunsul, chiar dacă acestea diferă de informațiile care erau stocate la data trimiterii solicitării. Rețineți că ștergerea datelor dumneavoastră personale este o procedură pe care PENMAN ar fi efectuat-o chiar dacă nu ați fi trimis solicitarea.

1. Informații de contact ale entității care realizează activitățile de prelucrare descrise:

Denumirea companiei: INNOVATION OM IT GRUP S.R.L

Adresa sediului social: Bulevardul Dimitrie Cantemir, nr.21, bl.4, sc.B, etj.6, ap.2, sector 4, București

E-mail: juridic@penman.ro

2. Colectarea, stocarea și prelucrarea datelor cu caracter personal

Stocăm și prelucrăm datele personale doar în cazurile în care ne-ați furnizat voluntar aceste date ca urmare a creării unui cont pe site-ul PENMAN în calitate de Scriitor sau de Client, prin abonarea la newsletterul PENMAN, prin completarea unui formular de contact disponibil pe website.

Dacă vom colecta orice alte date personale prin alte mijloace cum ar fi utilizarea fișierelor cookie, veți fi informat în prezenta Politică sau pe site în momentul accesării acestuia despre scopul intenționat al utilizării acestor date și, dacă este necesar, vă vom solicita consimțământul pentru stocarea și procesarea datelor personale.

Datele utilizatorilor PENMAN vor fi dezvăluite sau transmise în alt mod doar dacă este necesar acest lucru pentru realizarea contractului încheiat cu dumneavoastră, pentru prestarea serviciilor noastre sau pentru a obține acordul dumneavoastră prealabil.

3. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm?

Date de identificare – sunt datele cu caracter personal pe care ni le furnizați și care se referă la o persoană identificată sau care poate fi identificată; în urma procesului de înregistrare și creare a unui cont pe site-ul PENMAN, care poate fi de Client sau de Scriitor, ne furnizați următoarele date :

Dacă sunteți Client: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, adresa comunicată pentru facturare, datele cardului bancar la plasarea comenzii sau altă metodă de plată aleasă.

Dacă sunteți Scriitor: nume, prenume, număr de telefon, adresa comunicată pentru facturare, datele contului bancar pentru recepția sumelor încasate prin intermediul platformei www.penman.ro, CV-ul dumneavoastră.

Date de contact – email, număr de telefon, adresă, datele cardului bancar. Temeiul legal al acestei prelucrări îl reprezintă executarea contractului la distanță încheiat între părți sau pentru a realiza demersurile necesare pentru procesarea si livrarea comenzii plasate de către Client. De asemenea, putem folosi aceste date pentru soluționarea cererilor de anulare a comenzilor sau a problemelor de orice natură referitoare la comanda plasată.

Date digitale – adresele IP (Protocol Internet), date provenite din activitatea online, data și ora la care ați accesat website-ul, locația geografică a computerului sau a dispozitivului, tipul de browser, sistemul de operare și alte informații despre vizitarea acestui website, de exemplu paginile vizualizate, anunțurile pe care ați dat click. Adresa dumneavoastră IP poate fi, de asemenea, utilizată pentru a diagnostica problemele cu serverul nostru, pentru a administra acest site, pentru a analiza tendințele, pentru a urmări navigarea unui utilizator pe website, pentru a colecta informații demografice și pentru a ne ajuta să înțelegem preferințele vizitatorilor și nevoile acestora. Temeiul legal al acestei prelucrări este necesar în scopul interesului nostru legitim de a vă personaliza, promova și/ sau îmbunătăți serviciile oferite și experiența online.

Pe site-ul www.penman.ro putem stoca și colecta informații în cookie-uri și tehnologii similare, conform Politicii de cookie-uri, pe care vă rugăm să o citiți.

Date despre utilizatorul Scriitor pe lângă datele de identificare, ne veți trimite și CV-ul, respectiv date despre educație și formarea profesională (ex: angajator, experiență, poziție, salariu, educație, etc). Temeiul legal al acestei prelucrări este necesar în scopul interesului nostru legitim de selecționare a Scriitorilor și de a le oferi Clienților site-ului PENMAN cele mai bune servicii.

Date personale provenite din mesaje – sau în urma unei conversații purtate cu echipa PENMAN la telefon, sau comunicări realizate de dumneavoastră prin intermediul e-mailului, contul unei rețele de socializare, formulare de contact existente pe site-ul PENMAN sau prin oricare alte mijloace de comunicare, acestea sunt colectate și stocate conținutul acestor mesaje. Temeiul legal al acestei prelucrări îl reprezintă executarea contractului la distanță încheiat între părți sau pentru a realiza demersurile necesare în vederea încheierii unui contract la distanță (respectiv pentru procesarea comenzii plasate). De asemenea, aceste mesaje pot fi înaintate către departamentul responsabil pentru rezolvarea solicitării transmise în atenția PENMAN sau către un consultant extern dacă este cazul, iar dacă utilizăm aceste informații în relație cu alți parteneri, în acest caz, nu vom transmite informațiile restricționate către partenerul nostru sau o vom face fără a transmite datele dumneavoastră cu caracter personal.

Mesaje în scop de marketing – nume și prenume, adresa de e-mail, număr de telefon mobil, pe care dorim să le utilizăm pentru a vă ține la curent cu privire la cele mai bune oferte pentru produsele/ serviciile care vă interesează, iar în acest sens, vă putem trimite informații în scop de marketing, dar doar în măsura în care ne-ați oferit în mod explicit aceste informații și ne-ați dat consimțământul în prealabil.

Temeiul legal al acestei prelucrării de informații în scop de marketing îl reprezintă interesul nostru legitim de a promova produsele și serviciile PENMAN pentru a vă oferi o gamă variantă de produse de calitate însoțite de servicii de încredere. Vă puteți răzgândi și retrage consimțământul în orice moment prin accesarea link-ului de dezabonare afișat în cadrul mesajelor pe care le primiți de la noi; sau prin contactarea noastră prin datele de contact descrise pe site.

4. Scopul pentru care PENMAN colectează date cu caracter personal

5. Principiile de prelucrare a datelor personale din cadrul PENMAN:

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi:

a. prelucrate în mod legal, corect și transparent;

b.colectate doar pentru un scop valid pe care l-am explicat în mod clar și că nu sunt folosite într-un mod incompatibil cu acesta ;

c. relevante pentru scopul pe care vi l-am comunicat și limitat numai la acele scopuri;

d. corecte și actualizate;

e. nu vor fi păstrate mai mult decât este necesar în raport cu scopurile descrise;

f. sunt stocate în siguranță.

6. Datele pe care le colectăm și le prelucrăm sunt obținute direct de la Dumneavoastră (Utilizatori)

• După înregistrarea pe site-ul PENMAN prin crearea unui cont de utilizator, care poate fi de două feluri: cont utilizator-Client sau cont utilizator-Scriitor; se vor completa cu informații cerute câmpuri predefinite.
• Pentru selecționarea celor mai buni și potriviți utilizatori Scriitori pentru site-ul PENMAN.
• Prin intermediul comunicări prin e-mail, la telefon sau prin poștă cu echipa PENMAN.
• Prin participarea la campanii și/sau concursuri.
• Prin utilizarea site-ului PENMAN și a serviciilor noastre.

7. Către cine transmitem datele dumneavoastră personale și rezultatele activității noastre de prelucrare (rapoarte, liste, etc)

Putem transmite sau oferi acces la anumite date cu caracter personal ce vă aparțin către următoarelor categorii de destinatari:

• Furnizorilor de servicii de plată/bancare;
• Furnizorilor de servicii de marketing;
• Furnizorilor de servicii IT;
• Furnizori de servicii contabile;
• Altor societăți cu care putem dezvolta programe comune de ofertare pe piață a bunurilor și serviciilor noastre.

Lista actualizată a partenerilor contractuali/ furnizorilor de servicii, în relație cu care PENMAN prelucrează datele dumneavoastră personale poate fi transmisă, la cerere, prin e-mail.

8. În ce țări transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal

În prezent, stocăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe teritoriul României, în scopurile arătate. Există posibilitatea ca în viitor, să transferăm anumite date cu caracter personal unor entități localizate în afara Uniunii, inclusiv în țări cărora Comisia Europeană nu le-a recunoscut un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal.

Vă asigurăm că vom lua întotdeauna măsuri pentru a ne asigura că orice transfer internațional de date cu caracter personal este gestionat cu atenție cu scopul de a vă proteja drepturile și interesele. Transferurile către furnizorii de servicii și alte părți terțe vor fi întotdeauna protejate prin angajamente contractuale și, după caz, prin alte garanții, cum ar fi clauzele contractuale standard emise de Comisia Europeană sau schemele de certificare.

9. Cum protejăm securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal

Securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal este foarte importantă pentru noi, și de aceea, prin implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, conform legislației în vigoare, ne asigurăm că datele dumneavoastră sunt protejate.

Dorim să vă informăm că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt stocate pe servere securizate, iar parolele sunt criptate.

Pentru efectuarea plăților folosim serviciile procesatorului de plăți menționat în cadrul secțiunii « Modalități de plată ».

Securitatea informațiilor de plată este asigurată de partenerul PENMEN care oferă servicii de procesare a plăților și vă invitam astfel să parcurgeți Politica de confidențialitate a acestor parteneri pentru a obține informații privind măsurile tehnice și organizatorice ale acestora.

10. Despre cookie-uri

Cookie-urile sunt fișiere text introduse pe calculatorul dumneavoastră, în smartphone sau tabletă, pentru a colecta informații standard de logare pe internet și informații privind conduita dumneavoastră pe site. Aceste informații sunt utilizate, spre exemplu, pentru a urmări utilizarea website-ului de către dumneavoastră și pentru a redacta rapoarte de statistică privind activitatea desfășurată pe website-ul companiei și pe alte site-uri. Puteți seta browser-ul dumneavoastră pentru a nu accepta cookie-uri. Cu toate acestea, unele cookie-uri interne sunt necesare pentru a-i permite utilizatorului site-ului web să utilizeze serviciile PENMAN .

Pentru mai multe informații, vizitați Politica de Cookies a site-ului PENMAN.

11. Cât timp vă păstrăm datele?

Ca regulă generală, vom stoca datele dumneavoastră cu caracter personal cât timp aveți un cont pe siteul nostru. Puteți să ne solicitați oricând ștergerea anumitor informații sau închiderea contului și vom da curs acestor solicitări, sub rezerva păstrării anumitor informații inclusiv ulterior închiderii contului, în situațiile în care legislația aplicabilă sau interesele noastre legitime o impun.

Dacă sunteți reprezentantul partenerului nostru contractual (persoană juridică), avem dreptul și obligația legală de a reține toate datele cu caracter personal necesare, pe care ni le-ați furnizat în scopuri de gestionare a contractului. În orice caz, vom păstra datele dumneavoastră pe întreaga durată a valabilității contractului și pentru perioada prevăzută de legislația financiar-contabilă, adică minim 5 ani de la încetarea raporturilor juridice dintre companie și Client sau dintre companie și Scriitor, pentru posibile acțiuni în justiție și alte scopuri expres prevăzute de lege.

Pentru mai multe informații, vă rugăm să accesați Politica de retenție a PENMAN.

   12. Drepturile de care dispuneți

Înainte de a vă exercita drepturile, trebuie să vă identificăm pentru a proteja datele dumneavoastră cu caracter personal împotriva oricăror tentative frauduloase.

Solicitările dumneavoastră privind prelucrarea datelor personale de către PENMAN vor fi onorate cât mai curând posibil. Cu privire la procesele noastre interne, vom depune eforturi pentru a livra orice răspuns în legătură cu activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal care vă aparțin, în termen de cel mult o lună (uzual 30 de zile), transmițând un mail la adresa juridic@penman.ro sau prin apel telefonic folosind numerele de telefon afișate în secțiunea „Contact” de pe Site. 

• Aveți dreptul de a primi informațiin orice moment, cu privire la scopurile prelucrării datelor dumneavoastră personale, la categorii și surse, la destinatari, la perioadele de stocare a datelor dumneavoastră cu caracter personal și la drepturile dumneavoastră.
• Aveți dreptul de a obiecta cu privire la activitatea de prelucrare și de a nu fi supus unei decizii automate, având posibilitatea de a vă opune unui proces decizional automat. PENMAN nu realizează la această dată procese automatizate de decizie.
• Aveți dreptul de a accesa datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv dreptul de a obține o copie a datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm.
• Aveți dreptul de portabilitate (transfer) a datelor pe care ni le-ați furnizat prin crearea contului și completarea informațiilor de livrare și respectiv de facturare sau a datelor pe care le prelucrăm, pe bază consimțământului dumneavoastră și care sunt prelucrate prin mijloace automatizate. Dacă este cazul, vă vom furniza aceste date într-un fișier având un format securizat, care este prelucrabil electronic, astfel încât să le stocați sau să le divulgați altor prestatori de servicii. Puteți, de asemenea, să ne furnizați datele dumneavoastră, obținute de la alte companii. De asemenea, ne puteți solicita să furnizăm datele dumneavoastră cu caracter personal unui alt operator, cu toate acestea, acest lucru poate fi efectuat atunci când transmiterea datelor este posibilă din punct de vedere tehnic și dacă sunt întrunite condițiile prevăzute de Regulamentul General pentru Protecția Datelor (GDPR). Întrucât fișierul conține datele dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să stocați aceste date în condiții de siguranță pe dispozitivul dumneavoastră. Astfel, portabilitatea (transferul) datelor va fi realizat în măsura în care sunt îndeplinite condițiile susmenționate, iar procesul de portabilitate de la noi către noul operator indicat este fezabil din punct de vedere tehnic sau dacă operatorul indicat pentru a primi datele nu refuză portabilitatea. În orice caz, portabilitatea datelor vizează datele pe care le deținem în prezent, fără a include rezultatele prelucrărilor efectuate prin mijloacele noastre și în sistemele companiei, înainte de primirea solicitării de portare.
• Vă actualizăm datele cu caracter personal, cerându-vă să le revizuiți din când în când și ori de câte ori necesitatea actualizării este prevăzuta de lege. Totuși, dacă descoperiți că unele date sunt incorecte sau inexacte, puteți solicita rectificarea și/sau actualizarea datelor incorecte și completarea acestor date incomplete.
• Puteți rectifica sau completa datele dumneavoastră cu caracter personal contactându-ne și furnizându-ne datele corecte sau suplimentare. Puteți solicita restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră, dacă acuratețea datelor este contestată pentru o perioadă care ne permite să verificăm acuratețea respectivă.
• Aveți dreptul de a restricționa prelucrarea, ceea ce înseamnă că stocăm datele dumneavoastră personale, dar nu le utilizăm în niciun alt scop.
• Aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal. Puteți exercita ambele drepturi în temeiul condițiilor prevăzute de lege. Vom evalua solicitarea dumneavoastră de ștergere din punct de vedere al legislației și a procedurilor noastre interne, luând în considerare existența unui contrat aflat în desfășurare și vom acorda un răspuns în scris în termenul agreat, care nu va depăși 30 de zile calendaristice de la data primirii solicitării de ș
• În cazul în care ați obținut restricționarea prelucrării, veți fi informat(ă) înainte de ridicarea restricționării prelucrării datelor.
• Aveți dreptul de a ne contacta în orice moment, dacă sunteți de părere că v-au fost încălcate drepturile conferite prin legislația privind protecția a datelor cu caracter personal.
• Aveți dreptul de a apela la Autoritatea de Supraveghere a datelor, respectiv Autoritatea Națională de Supraveghere privind Protecția Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), având adresa Bulevardul General Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, Romania, sau la o instanță competentă, dacă sunteți de părere că v-au fost încălcate drepturile cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.
  

   13. Cum vă protejăm datele?

Pentru a ne asigura că drepturile și libertățile dumneavoastră nu sunt puse în pericol și că se respectă conformitatea cu legislațiile și reglementările relevante în domeniul protecției datelor, implementăm măsuri tehnice și organizaționale corespunzătoare, pentru a asigura un nivel de securitate suficient în vederea prelucrării datelor cu caracter personal. Aceste măsuri constau în instruirea și în testarea regulată a angajaților și a partenerilor noștri, în introducerea de politici și procese relevante, care sunt revizuite și actualizate în mod regulat, sub supravegherea consultantului nostru în relație cu activitățile de prelucrare a datelor personale. De asemenea, ne asigurăm că îi evaluăm cu atenție pe furnizorii noștri, pentru a furniza un nivel corespunzător de protecție a datelor dumneavoastră cu caracter personal și încheiem cu aceștia acorduri de prelucrare a datelor personale, pentru a ne asigura că fiecare partener contractual care intră în contact sub autoritatea noastră și cu datele dumneavoastră cu caracter personal, realizează activitățile de prelucrare contractate în deplină siguranță și că respectă prevederile legislației în vigoare în domeniul prelucrării datelor personale.      

14. Actualizări

Politica noastră de confidențialitate poate fi modificată din când în când (în general, pentru a respecta legislația și practicile privind protecția datelor). Versiunile actualizate vor fi publicate pe pagina noastră web, iar în măsura în care aceste modificări afectează în mod substanțial relația juridica cu PENMAN, va vom informa prin orice alte mijloace aflate la dispoziția noastră.

© PENMAN – Versiune: iunie 2021