POLITICA DE RETENȚIE (STOCARE) A DATELOR PERSONALE

  1. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal obținute de la clienții companiei sau acordate de aceștia, este: 

Societatea Comerciala SC. INNOVATION OM IT GRUP S.R.L. (în continuare “PENMAN”)

Adresa sediului social: București, sector 2, Calea Moșilor 205, bl. 11, sc.B, ap.57;

Ne puteți contacta prin:

E-mail:  juridic@penman.ro ;

Prin intermediul chatului integrat in platforma www.penman.ro;

Prin poștă: adresa susmenționată.

În cadrul prezentei Politici, Operatorul datelor cu caracter personal va fi denumit „PENMAN” sau „compania”.

  • General

Nevoia de a păstra date cu caracter personal variază în funcție de tipul de date care sunt prelucrate în cadrul activității companiei. Unele date pot fi șterse imediat, iar altele trebuie să fie stocate până în momentul în care utilitatea viitoare a acestora nu mai este o posibilitate. Există cazuri în care datele cu caracter personal sunt stocate o perioada limitată de timp, termenele de stocare fiind astfel impuse de reglementările legale aflate în vigoare, aplicabile la nivel național sau al Uniunii Europene.

În alte cazuri, termenele de stocare trebuie să fie stabilite de către fiecare organizație în parte, în funcție de activitatea acesteia, ținând cont de principiile de prelucrare a datelor prevăzute în cadrul Regulamentului UE 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (cunoscut prin acronimul englezesc „GDPR”). Deoarece stabilirea de către companie, a termenelor de prelucrare și de retenție  a datelor personale poate fi un demers oarecum subiectiv, implementarea unei Politici de retenție este importantă pentru a se asigura că regulile implementate la nivelul companiei privind stocarea datelor sunt aplicate în mod constant în întreaga organizație.

În orice caz, prevederile GDPR și ale Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului General privind Protecția Datelor, vor fi respectate de către companie în cadrul activităților de stocare a datelor cu caracter personal prelucrate.

  • Politica de stocare

Domeniul de aplicare al prezentei Politici acoperă toate datele companiei, respectiv datele stocate în sistemele informatice ale acesteia, datele furnizate de companie partenerilor sau publicate în mass-media de PENMEN, datele închiriate sau provenite din colaborările și parteneriatele contractuale, indiferent de locația, sediul companiei, punctul de lucru sau mijloacele unde sau prin care aceste date sunt prelucrate.

Politica de stocare a datelor personale din cadrul PENMAN este un instrument care oferă garanția că cerințele GDPR, legile și reglementările relevante din domeniul protecției datelor cu caracter personal sunt respectate. Această Politică, se referă, în principal, la principiul limitării reținerii în timp a datelor cu caracter personal prelucrate și care presupune stocarea acestora numai pentru o perioadă de timp necesară scopurilor pentru care sunt procesate aceste date. Politica de stocare (retenție) a datelor personale este destinată în primul rând ca o resursă favorabilă activității companiei, care va aloca perioade de retenție relevante în toate domeniile de activitate și departamentele companiei, permițând desfășurarea activităților de eliminare/ștergere a adatelor personale într-o manieră consecventă și controlată.

  • Solicitări cu privire la Politica de stocare a datelor personale (retenție) 

Prezenta Politică este aplicabilă persoanelor fizice în calitate de clienți ai PENMAN, persoane juridice în calitate de clienți, dar și reprezentanților partenerilor noștri contractuali, atât în calitate de Operatori de date cu caracter personal în relație cu PENMAN sau în calitate de Persoane împuternicite de Operator, conform Regulamentului General privind Protecția Datelor. 

Stocăm și prelucrăm datele personale numai în cazurile în care ne-ați furnizat voluntar aceste date, cum ar fi prin contactarea companiei prin mijloacele de comunicare puse la dispoziție, completarea unui formular de contact, prin abonarea la newsletter-ul companiei sau prin crearea unui cont.

În măsura în care aveți solicitări sau întrebări legate de perioadele de stocare a datelor dumneavoastră personale în cadrul PENMAN, vă rugăm să contactați compania, utilizând adresa de e-mail susmenționată. 

  • Motivele care justifică stocarea pe termen lung a datelor personale la nivelul PENMAN

Compania nu își propune să adopte o abordare de genul „salvează totul”. Considerăm că o astfel de regulă nu este practică sau eficientă din punct de vedere al costurilor și ar reprezentă o povară excesivă pentru tot personalul companiei și în special pentru departamentul IT care ar gestiona o cantitate tot mai mare de date.

Cu toate acestea, anumite date trebuie să fie păstrate pe termen lung, pentru a proteja interesele societății, pentru a salva dovezi cu privire la prelucrarea sau ștergerea conform legii și a prezentei Politici a datelor cu caracter personal prelucrate, dacă PENMAN consideră că este necesar, și în general, pentru a ne conforma bunelor practici comerciale. Unele dintre cele mai importante motive pentru stocarea pe termen lung a datelor în cadrul PENMAN, sunt următoarele:

• Reclamații privind calitatea serviciilor companiei sau a lucrărilor prestate de scriitorii PENMAN;

• Litigii;

• Investigarea accidentelor de muncă;

• Anchetă privind producerea unui incident de securitate;

• Reglementări legale;

• Siguranța proprietății intelectuale.

  • Perioadele de retenție (stocare)

Perioadele de stocare a datelor cu caracter personal sunt specificate în tabelul de mai jos și se aplică pentru toate formatele de înregistrări, adică format hârtie și/sau electronic, cu excepția cazului în care se specifică altfel în prezenta Politică. 

DEPARTAMENTACTIVITATE DE PRLEUCRAREPERIOADA DE RETENȚIE  
MARKETINGFormulare de campanie de promovare în format fizic 3 luni, după ce sunt stocate în format electronic
  MARKETINGFormulare de campanie de promovare în format electronic3 ani de la data completării originalului
  MARKETINGDocumente care atestă câștiguri sau premii acordate în baza concursurilor și extragerile la sorți10 ani de la data încheierii acestora
MARKETINGApeluri telefonice în scop de promovare și marketing30 de zile
MARKETINGInformații despre participarea la concursuri cu premii, respectiv premii acordate și procese verbale sau alte documente care atesta acordarea/livrarea premiilor5 ani de la data finalizării concursului
 Informații despre participarea în cadrul unor campanii organizate pe paginile companiei din rețelele de socializare (Facebook, Instagram)1 an de la data finalizării campaniei
RELAȚII CU CLIENȚIIE-mail primit de la CLIENT pentru formularea unei reclamații3 ani de la data primirii acestuia în format fizic cât și în format electronic
CLIENTI INACTIVIEste considerat client inactiv, clientul care deține un cont înregistrat în platformă, a plasat minim o comandă prin intermeidiul platformei dar are o perioadă continuă de inactivitate de 365 de zile de la data plasarii ultimei comenzi.  1 an de la data ultimei comenzi;
DOCUMENTE PRIMITE DE LA SCRIITORICV-urile pe baza cărora Scriitorii sunt selectați în calitate de colaboratori ai PENMAN și alte informații (cum ar fi portofoliu sau prezentarea serviciilor prestate, a lucrărilor și/sau a proiectelor realizate).3 ani după încetarea relației contractuale dintre PENMAN și respectivul Copywriter, în cazul în care părțile nu agreează în mod diferit.
RELAȚII CU CLIENȚIIE-mail primit de la CLIENT pentru transmiterea unei solicitări în legătură cu activitatea comercială a companiei sau cu lucrările/serviciile prestate de Scriitori3 ani de la data primirii acestuia în format fizic cât și în format electronic. Dacă respectivele e-mailuri nu au impact juridic sau economic important în activitatea companiei, atunci acestea pot fi șterse la intervale mai scurte în funcție de decizia punctuală stabilită în ierarhia internă a organizației.
RELAȚII CU CLIENȚIIE-mail primit de la CLIENT pentru solicitări legate de activitățile de prelucrare a datelor personale în cadrul companiei3 ani de la data primirii acestuia, atât în format fizic cât și în format electronic
RELAȚII CU CLIENȚIIBaza de date în care stocăm informații despre clienții companieiÎn general, până la data solicitării ștergerii datelor sau până la data la care am aflat că datele au devenit inactive. În mod particular, actualizăm această bază de date ori de câte ori avem sau ni se aduce la cunoștință despre modificări ale acestor date și în orice caz, în fiecare an operăm actualizarea bazei de date și eliminăm prin ștergere informațiile care nu mai sunt actuale.
RELAȚII DE AFACERIContractele încheiate de companie cu parteneri și furnizori10 ani de la data încetării contractului
RELAȚII DE AFACERIFacturi și alte documente financiareÎntre 5 și 10 ani, respectiv 5 ani reprezentând termenul de prescripție fiscală și 10 ani reprezentând termenul maxim de stocare al datelor contabile conform Legii nr. 82/1991 (Legea contabilității).
RELAȚII DE AFACERIContracte de parteneriat încheiate de companie pentru evenimentele comerciale de promovare organizate de companie10 ani de la data încetării contractului
RELAȚII DE AFACERICărțile de vizită colectate în cadrul întâlnirilor de afaceri1 an de la data ultimului contact
RELAȚII DE AFACERI (B2B)Date personale, precum: numele, funcția și datele de contact ale reprezentanților companiilor cu care colaborămPână la data solicitării ștergerii datelor sau până la data la care am aflat că datele au devenit inactive

Pentru informații cu privire la termenele de stocare ale unor activități de prelucrare a datelor personale în cadrul companiei, care nu se regăsesc specificate în prezenta Politică, vă rugăm să transmiteți solicitările dumneavoastră pe adresa de e-mail juridic@penman.ro  sau prin accesarea celorlalte mijloace de comunicare puse la dispoziție în cadrul art. 1 și având în vedere condițiile stipulate în cadrul art. 4. 

  • Planul de retenție

Tabelul care conține perioadele recomandate de păstrare în evidențele companiei (sisteme sau arhive fizice) a datelor cu caracter personal ale clienților, este furnizat pentru fiecare domeniu de activitate relevant. Perioada de stocare se aplică în mod implicit tuturor înregistrărilor din categoria respectivă și va fi respectată ori de câte ori este posibil, deși admitem că pot exista circumstanțe excepționale care necesită păstrarea documentelor fie pentru perioade mai scurte, fie mai lungi. În cazul în care înregistrările sau documentele individuale necesită o perioadă de păstrare diferită de cea recomandată, PENMAN trebuie contactată pentru a discuta cerințele specifice de stocare.

  • Distrugerea datelor

Distrugerea datelor este o componentă esențială în cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate în activitatea viitoare a companiei. Distrugerea datelor asigură utilizarea în mod eficient a datelor colectate în cadrul activității, ceea ce face ca gestionarea datelor și recuperarea acestora să fie posibilă și rentabilă.

Când perioada de retenție expiră, compania trebuie să distrugă în mod activ datele acoperite de această Politică. Dacă un angajat (sau colaborator) care are acces la datele personale prelucrate consideră că anumite date nu ar trebui să fie distruse, acesta/aceasta ar trebui să contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protecția Datelor, consultantul extern privind activitățile de prelucrare a datelor personale ale companiei sau, în lipsa acestuia, a managementului direct al companiei, astfel încât să poată să fie luată în considerare o excepție de la regulile instituite în prezenta Politică. Întrucât această decizie are implicații juridice pe termen lung, excepțiile vor fi făcute doar de un membru sau de membrii echipei de conducere a companiei.

Compania îi îndrumă în mod special pe angajați (sau pe colaboratori) să nu distrugă date care încalcă această Politică. Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate considera dăunătoare pentru companie sau distrugerea datelor în încercarea de a ascunde o încălcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri în mod explicit interzise.

 9. Solicitările de ștergere a datelor 

Puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal trimițând un email pe adresa juridic@penman.ro în care trebuie să precizați următoarele:

– Datele dumneavoastră de contact pentru transmiterea răspunsului/punctului de vedere al companiei;

– Numele dumneavoastră;

– Activitățile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (campanii de marketing, promoții, etc.);

– Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriți să le ștergeți;

– Numărul total de înregistrări care trebuie șterse; 

Termenul de răspuns la solicitarea transmisă este de maxim 30 de zile (o luna) de la data transmiterii solicitării, conform GDPR. În măsură în care, complexitatea solicitării dumneavoastră implică necesitatea prelungirii termenului de răspuns pentru o perioadă care nu va depăși 30 de zile lucrătoare de la data transmiterii solicitării. În acest sens, un reprezentant al companiei vă va comunica situația solicitării transmise. 

În măsura în care solicitarea transmisă, se va soluționa după evaluarea acesteia în cadrul PENMAN, cu ștergerea datelor dumneavoastră, vom trimite în atenția dumneavoastră un document care reprezintă punctul de vedere al companiei cu privire la solicitarea dumneavoastră și acțiunile întreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat. Documentul va cuprinde cel puțin următoarele informații:

– Scopul/scopurile pe bază pentru care datele au fost prelucrate;

– Date care au fost șterse/eliminate/distruse și activitatea de prelucrare din cadrul PENMAN de care acestea au aparținut;

– Numărul de înregistrări eliminate. 

Documentul fizic transmis, este semnat de un reprezentant al PENMAN și este stocat și scanat în format fizic, pentru o perioadă de 3 ani de la data transmiterii notificării, urmând ca după această perioadă documentul original să fie distrus și reciclat. Dacă punctul de vedere va fi transmis prin email, acesta va fi stocat pe serverele companiei o perioadă de 3 ani de la data transmiterii acestuia către Client pe adresa de mail furnizată, apoi va fi șters. 

Dacă trimiteți o solicitare către PENMAN în vederea accesului la activitățile de procesare a datelor dumneavoastră personale în compania noastră, vă rugăm să aveți în vedere că, din cauza procesării continue a datelor dumneavoastră personale și luând în considerare rutina stabilită în sistemele noastre pentru ștergerea informațiilor prelucrate în condițiile Politicii de Stocare a datelor, încercăm să vă menținem datele actualizate și exacte în orice moment. Astfel, această procesare de rutină poate implica modificarea sau ștergerea informațiilor personale pe care le procesăm, după ce ați trimis o solicitare către noi. În acest caz, PENMAN va furniza informațiile deținute în momentul în care vă trimitem răspunsul, chiar dacă acestea diferă de informațiile pe care le-am avut stocate la data trimiterii solicitării. Rețineți că ștergerea datelor dumneavoastră personale este o procedură pe care PENMAN ar fi efectuat-o chiar dacă nu ați fi trimis solicitarea.

10. Dezvoltare continuă

Perioadele de stocare (retenție) vor fi menținute de către PENMAN care va efectua modificări, completări și actualizări, ori de câte ori legislația, orientările Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu caracter Personal sau modificările organizaționale sau structurale ale PENMAN, impun aceste schimbări.

 11. Actualizări 

Politică noastră de stocare a datelor personale (retenție) este în curs de revizuire și poate fi modificată din când în când (în general, pentru a respecta legislația și practicile privind protecția datelor). Versiunile actualizate vor fi publicate pe pagina noastră web.

© PENMAN – Versiune: iunie 2021